CHÍNH SÁCH BẢO VỆ VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN
PERSONAL DATA PROTECTION AND PROCESSING POLICY
(đăng tải trên website ENVY English)
(posted on ENVY English website)
Tại ENVY English Center (“ENVY”) chúng tôi coi bảo vệ dữ liệu cá nhân (“DLCN”) của Chủ thể dữ liệu (“CTDL”) là vô cùng quan trọng và phải được ưu tiên. ENVY cam kết thu thập và sử dụng các DLCN đúng cách thức, đúng mục đích; có quy định chặt chẽ nhằm bảo vệ DLCN ngay cả DLCN được chuyển ra ngoài lãnh thổ Việt Nam; đồng thời đảm bảo các trường hợp vi phạm về bảo mật DLCN sẽ được báo cáo và điều tra kịp thời và đúng quy định pháp luật.
At ENVY English Center (“ENVY”) we consider personal data protection (“PD”) of the Data Subject (“DS”) is extremely important and must be given priority. ENVY is committed to collecting and using these PD in the right way, for the right purpose; There are strict regulations to protect PD even PD transferred outside the territory of Vietnam; At the same time, ensuring security violations PD will be reported and investigated promptly and in accordance with the law.
Khi nhắc đến “ENVY” trong chính sách này được hiệu là bao gồm cả: các chi nhánh trực thuộc công ty, các địa điểm kinh doanh trực thuộc Chi nhánh/Công ty và các công ty thành viên, công ty liên kết của ENVY.
When mentioning “ENVY” in this policy, it is deemed to include: branches under the company, business locations under the Branch/Company, and member companies and affiliated companies of ENVY.
Chính sách này là một phần các điều khoản và là phụ lục không tách rời của Hợp đồng dịch vụ, các giáo dịch có liên quan mà CTDL đã xác lập với ENVY. Bằng cách đăng ký sử dụng dịch vụ của ENVY, CTDL đồng ý với các điều kiện và điều khoản về xử lý DLCN dưới đây:
This policy is part of the terms and an integral appendix of the Service Contract and related services that DS established with ENVY. By registering to use ENVY services, DS agree to the terms and conditions of processing PD down here:
1. Đối tượng áp dụng/ Subjects of application:
Tất cả các đối tượng được liệt kê dưới đây (đã, đang và sẽ) cung cấp DLCN cho ENVY:
The following list of all (was, is, and will be) provide PD for ENVY:
– Tất cả khách hàng;
– All customers;
– Tất cả nhân viên, người lao động;
– All employees and workers;
– Tất cả tổ chức, công ty, cơ quan, đối tác của ENVY;
– All organizations, companies, agencies, and partners of ENVY;
– Tất cả công ty, đơn vị, tổ chức nào mà đại diện cho hoặc có quan hệ hợp tác với ENVY;
– All companies, units, and organizations that represent or have a cooperative relationship with ENVY;
– Tất cả các cá nhân có liên quan;
– All individuals involved;
– Tất các đối tượng khác có cung cấp DLCN của các CTDL cho ENVY.
– All other subjects are provided PD of the DS for ENVY.
Các đối tượng cung cấp DLCN cho ENVY như nêu tại mục 1 này phải đảm bảo rằng, đã nhập được sự chấp thuận của Chủ thể dữ liệu trước khi cung cấp DLCN cho ENVY.
Objects provided PD for ENVY as mentioned in this section 1 must ensure that the consent of the DS has been entered before providing ENVY with PD.
2. Mục đích thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân/ Purpose of collecting and PD:
Các DLCN mà ENVY thu thập có thể được sử dụng cho các mục đích sau, bao gồm nhưng không giới hạn sau:
ENVY may utilize the PD it gathers for the following purposes, including but not limited to:
– Phục vụ mục đích kinh doanh và các công việc của ENVY, phù hợp với yêu cầu của Chủ thể dữ liệu, bao gồm nhưng không giới hạn: thông báo, tiếp thị, quảng cáo, cung cấp, cải thiện dịch vụ,..;
– Serve ENVY’s business and affairs purposes, in accordance with the DS’s request, including but not limited to notification, marketing, advertising, provision, service improvement, etc;
– Quản lý thông tin CTDL và các dịch vụ của CTDL đã và đang giao dịch với ENVY;
– Information management DS and its services have been dealing with ENVY;
– Trao đổi thông tin liên lạc, kết quả thực hiện dịch vụ và trả lời các thắc mắc, phản hồi, khiếu nại của CTDL;
– Exchange contact information, service performance results and respond to questions, feedback, and complaints DS;
– Chia sẻ thông tin cho bên liên quan nhằm thực hiện các công việc trong phạm vi mục đích được nêu tại mục 2 của chính sách này, đảm bảo tuân thủ theo quy định của pháp luật (xem nội dung diễn giải ở mục 3 của chính sách này);
– Share information with related parties to carry out tasks within the scope of the purposes stated in section 2 of this policy, ensuring compliance with the provisions of law (see explanation in section 3 of this policy);
– Thực hiện các nghĩa vụ theo quy định của pháp luật;
– Fulfill obligations according to the provisions of law.
– Tuân thủ các mệnh lệnh của tòa án, các yêu cầu, quy trình và/hoặc quy định pháp lý khác của bất cứ cơ quan chính phủ và/hoặc cơ quản quản lý nào;
– Comply with court orders, other legal requirements, processes and/or regulations of any government and/or regulatory authority;
– Bất kỳ mục đích nào khác được mô tả thông qua văn bản tại thời điểm thu thập DLCN của CTDL;
– Any other purposes described in writing at the time of collection PD belong to DS;
– Dữ liệu hình ảnh và/hoặc âm thanh, ghi hình cụ thể từ camera an ninh để phục vụ việc điểu tra liên quan đến tội phạm hoặc cải thiện chất lượng dịch vụ hoặc ngăn ngừa tội phạm hoặc các hành vi sử dụng trái phép các cơ sở, thiết bị, sản phẩm, dịch vụ… của ENVY.
– Specific image and/or audio and video data recorded from security cameras to serve crime-related investigations or improve service quality or prevent crimes or illegal uses of security cameras. ENVY’s facilities, equipment, products, services, etc;
– Các mục đích khác không trái với pháp luật hiện hành và được sự đồng ý của CTDL.
– Other purposes not contrary to current law and with the consent of the DS;
3. Các loại DLCN ENVY thu thập và xử lý/ Types of PD ENVY collects and processes:
ENVY, trong phạm vi phù hợp với mục đích cung cấp dịch vụ cho CTDL (như đã nêu tại mục 2 của chính sách này) và phụ thuộc vào sự cung cấp theo toàn quyền quyết định của CTDL, sẽ thu thập DLCN thông qua các nền tảng và kênh thông tin của ENVY; bao gồm các thông tin sau: họ tên, ngày sinh, giới tính, số điện thoại, email, quốc tịch, v.v. và/hoặc các thông tin khác được định nghĩa là DLCN cần bảo mật theo quy định cụ thể tại Khoản 3, Khoản 4 Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP.Within the scope of providing services to DS (as stated in Section 2 of this policy) and subject to the sole discretion of DS, ENVY will collect PD through ENVY’s platforms and information channels. This includes the following information: Full name, Date of birth, Gender, Phone number, Email address, Nationality, and/or other PD of DS that is defined as protected PD according to the specific provisions of Clause 3, Clause 4, Article 2 of Decree 13/2023/NĐ-CP.
4. Các bên liên quan có thể tiếp cận với DLCN của CTDL/ Relevant parties may have access to the DS’s PD:
ENVY cam kết: Không cung cấp, không bán, không trao đổi, không sử dụng DLCN của CTDL dưới bất kỳ hình thức thương mại nào khác (ngoài các mục đích đã nêu tại mục 2 của chính sách này).
ENVY commits: Do not supply, sell, exchange, or use PD belonging to the DS in any other commercial form (other than for the purposes stated in section 2 of this policy).
Trong một số trường hợp, ENVY có thể sử dụng các đối tác khác để xử lý DLCN của CTDL nhằm thay mặt ENVY cung cấp các dịch vụ đến với CTDL (theo mục đích được nêu tại mục 2 của chính sách này). Việc xử lý DLCN của các đối tác khác sẽ được quy định trong hợp đồng thương mại cụ thể với các điều khoản phù hợp nhằm bảo vệ DLCN của CTDL theo đúng quy định của pháp luật.In some cases, ENVY may use other partners to process PD belonging to the DS to provide services on behalf of ENVY (for the purposes stated in section 2 of this policy). The handling of PD by these partners will be stipulated in specific commercial contracts with appropriate provisions for protecting the PD belonging to the DS following the provisions of the law.
5. Cách thức thu thập, xử lý dữ liệu/ How to collect and process data:
5.1 Thu thập dữ liệu/ Data collection:
ENVY có thể thu thập DLCN từ CTDL theo các cách thức:
ENVY can collect PD from DS in the following ways:
– Các nền tảng trực tuyến như trang web, các trang mạng xã hội chính thức của ENVY (facebook, instagram, vv.);
– Online platforms such as ENVY’s website, and official social networking sites (Facebook, Instagram, etc);
– Cuộc gọi trực tiếp đến hotline của ENVY;
– Direct calls to ENVY’s hotline;
– Từ trụ sở, chi nhánh, địa điểm kinh doanh của ENVY;
– From ENVY’s headquarters, branches, and business locations;
– Các sự kiện của ENVY;
– The events of ENVY;
– Các thiết bị ghi âm, ghi hình từ camera an ninh, thiết bị điện thoại,…;
– Audio and video recording devices from security cameras, telephone devices, etc;
– Các công ty, tổ chức, đối tác, bên thứ ba và các bên liên quan;
– Companies, organizations, partners, third parties, and related parties;
– Các hoạt động kinh doanh;
– Business activities;
– Các hợp đồng với khách hàng, người lao động, tổ chức, cơ quan, đối tác, công ty và các bên liên quan của ENVY;
– Contracts with ENVY’s customers, employees, organizations, agencies, partners, companies and stakeholders;
– Và từ các nguồn khác phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty theo quy định của pháp luật.
– And from other sources consistent with the Company’s business activities according to the provisions of law.5.2 Xử lý dữ liệu/ Data processing:
Xử lý dữ liệu bao gồm một hoặc nhiều hoạt động tác động tới DLCN như: thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, hoặc các hành động khác được định nghĩa là “xử lý dữ liệu” theo quy định pháp luật tại từng thời điểm.
Data processing includes one or more impact operations PD such as: collecting, recording, analyzing, validating, storing, editing, or other actions defined as “data processing” according to legal regulations from time to time.
Thời gian xử lý dữ liệu: Việc xử lý DLCN sẽ được bắt đầu kể từ thời điểm ENVY nhận được DLCN của CTDL. Chúng tôi sẽ duy trì việc xử lý dữ liệu trong khoảng thời gian CTDL xác lập các giao dịch với chúng tôi. Chúng tôi cũng có thể lưu trữ DLCN của CTDL trong một giai đoạn thời gian theo quy định của pháp luật.
Data processing period: The processing of PD will begin from the time ENVY receives the PD of the DS. We will maintain the data processing for the duration of the DS’s transactions with us. We may also store the DS’s PD for a period as required by law.
DLCN của CTDL sẽ được lưu và xử lý tổng thể hoặc từng phần ở Việt Nam. Tùy thuộc mục đích (như đã nêu tại mục 2 của chính sách này), DLCN của CTDL có thể được lưu trữ và xử lý bên ngoài Việt Nam. ENVY cam kết thực hiện việc chuyển DLCN của CTDL ra nước ngoài một cách phù hợp với các quy định của pháp luật về bảo vệ DLCN.
The DS’s PD will be stored and processed in whole or in part in Vietnam. Depending on the purpose (as stated in section 2 of this policy), the DS’s PD may be stored and processed outside of Vietnam. ENVY is committed to transferring the DS’s PD abroad in accordance with the legal regulations on PD protection.
6. Quyền và nghĩa vụ của CTDL/ Rights and Obligations of the DS:
6.1. Quyền của CTDL/ Rights of the DS
a. Quyền được biết: CTDL được biết về hoạt động xử lý DLCN của mình, trừ trường hợp luật có quy định khác.
a. Right to be informed: The DS has the right to be informed of his/her PD processing, unless otherwise provided for by law.
b. Quyền đồng ý: CTDL được đồng ý hoặc không đồng ý cho phép xử lý DLCN của mình, trừ trường hợp quy định tại Điều 17 Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
b. Right to give consent: The DS has the right to give consent to the processing of his/her PD, other than cases specified in Article 17 of Decree 13/2023/ND-CP on protection of PD.
c. Quyền truy cập: CTDL được truy cập để xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa DLCN của mình, trừ trường hợp luật có quy định khác.
c. Right to access personal data: The DS has the right to access his/her PD in order to look at, rectify or request rectification of his/her PD, unless otherwise provided for by law.
d. Quyền rút lại sự đồng ý: CTDL được quyền rút lại sự đồng ý của mình, trừ trường hợp luật có quy định khác.
d. Right to withdraw consent: The DS has the right to withdraw his/her consent, unless otherwise provided for by law.
Lưu ý rằng nếu CTDL rút lại sự đồng ý của mình đối với việc ENVY xử lý dữ liệu của CTDL theo các mục đích đã nêu tại mục 2 của chính sách này, ENVY có thể không tiếp tục cung cấp các dịch vụ cho CTDL hoặc thực hiện bất kỳ điều khoản hợp đồng nào với CTDL, và ENVY cũng sẽ không chịu trách nhiệm trong trường hợp ENVY không tiếp tục cung cấp các dịch vụ, hoặc thực hiện hợp đồng của ENVY với CTDL. Trong trường hợp như vậy, các quyền pháp lý và biện pháp khắc phục của ENVY rõ ràng vẫn sẽ được bảo lưu.
Please note that ENVY’s services to DS or any other DS’s contract conditions may be affected if DS decides to withdraw ENVY’s authorization to process its data for the purposes specified in section 2 of this policy. In this instance, ENVY shall have no further liability, and its legal rights and remedies are reserved.
e. Quyền xóa dữ liệu: CTDL được xóa hoặc yêu cầu xóa DLCN của mình, trừ trường hợp luật có quy định khác.
e. Right to delete personal data: The DS has the right to delete or request deletion of his/her PD, unless otherwise provided for by law.
f. Quyền hạn chế xử lý dữ liệu:
f. Right to obtain restriction on processing:
– CTDL được yêu cầu hạn chế xử lý DLCN của mình, trừ trường hợp luật có quy định khác;
– The DS has the right to obtain restriction on the processing of his/her PD, unless otherwise provided for by law
– Việc hạn chế xử lý dữ liệu được thực hiện trong 72 giờ sau khi có yêu cầu của CTDL, với toàn bộ DLCN mà CTDL yêu cầu hạn chế, trừ trường hợp luật có quy định khác.
– The restriction on the processing of PD shall be implemented within 72 hours after receiving request of the DS, and all PD that the DS requests the restriction, unless otherwise provided for by law.
g. Quyền cung cấp dữ liệu: CTDL được yêu cầu Bên Kiểm soát DLCN, Bên Kiểm soát và xử lý DLCN cung cấp cho bản thân DLCN của mình, trừ trường hợp luật có quy định khác.
g. Right to obtain personal data: The DS has the right to request the PD Controller and the PD Controller-cum-Processor to provide him/her with his/her PD, unless otherwise provided for by law
h. Quyền phản đối xử lý dữ liệu/ Right to object to processing:
– CTDL được phản đối Bên Kiểm soát DLCN, Bên Kiểm soát và xử lý DLCN xử lý DLCN của mình nhằm ngăn chặn hoặc hạn chế tiết lộ DLCN hoặc sử dụng cho mục đích quảng cáo, tiếp thị, trừ trường hợp luật có quy định khác;
– The DS has the right to object to the PD Controller and the PD Controller-cum-Processor processing his/her PD in order to prevent or restrict the disclosure of PD or the use of PD for advertising and marketing purposes, unless otherwise provided for by law.
– Bên Kiểm soát DLCN, Bên Kiểm soát và xử lý DLCN thực hiện yêu cầu của CTDL trong 72 giờ sau khi nhận được yêu cầu, trừ trường hợp luật có quy định khác.
– The PD Controller and the PD Controller-cum-Processor shall comply with the DS’s request within 72 hours after receiving the request, unless otherwise provided for by law.
i. Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện: CTDL có quyền khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện theo quy định của pháp luật.
i. Right to file complaints, denunciations and lawsuits: The DS has the right to file complaints, denunciations and lawsuits as prescribed by law.
j. Quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại: CTDL có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật khi xảy ra vi phạm quy định về bảo vệ DLCN của mình, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác hoặc luật có quy định khác.
j. Right to claim damage: The DS has the right to claim damage as prescribed by law when there are violations against regulations on protection of his/her PD, unless otherwise agreed by parties or unless otherwise prescribed by law.
k. Quyền tự bảo vệ: CTDL có quyền tự bảo vệ theo quy định của Bộ luật Dân sự, luật khác có liên quan và Nghị định này, hoặc yêu cầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện các phương thức bảo vệ quyền dân sự theo quy định tại Điều 11 Bộ luật Dân sự.
k. Right to self-protection: The DS has the right to self-protection according to regulations in the Civil Code, other relevant laws and this Decree, or request competent agencies and organizations to implement civil right protection methods according to regulations in Article 11 of the Civil Code 2015.
6.2. Nghĩa vụ của CTDL/ Obligations of DS:
– Tự bảo vệ DLCN của mình; yêu cầu các tổ chức, cá nhân khác có liên quan bảo vệ DLCN của mình.
– Protect his/her own PD; request relevant organizations and individuals to protect his/her PD.
– Tôn trọng, bảo vệ DLCN của người khác.
– Respect and protect others’ PD.
– Cung cấp đầy đủ, chính xác DLCN khi đồng ý cho phép xử lý DLCN.
– Fully and accurately provide his/her PD when he/she consents to the processing.
– Tham gia tuyên truyền, phổ biến kỹ năng bảo vệ DLCN.
– Participate in dissemination of PD protection skills.
– Thực hiện quy định của pháp luật về bảo vệ DLCN và tham gia phòng, chống các hành vi vi phạm quy định về bảo vệ DLCN.
– Comply with regulations of law on protection of PD and prevent violations against regulations on protection of PD.
7. Bảo vệ dữ liệu và hậu quả, thiệt hại không mong muốn có thể xảy ra/ Data protection and unwanted consequences and damages that may occur:
Bảo vệ DLCN trong quá trình xử lý DLCN luôn là ưu tiên hàng đầu của ENVY. Tuy nhiên, quá trình xử lý dữ liệu vẫn tiềm ẩn khả năng xảy ra một số rủi ro về an toàn DLCN, và hậu quả không mong muốn như rò rỉ dữ liệu. Vì vậy, ENVY đang áp dụng các biện pháp bảo vệ như sau:
ENVY prioritizes data protection throughout the PD processing lifecycle. However, data processing activities still carry inherent risks to PI security and may lead to undesirable consequences such as data breaches. Therefore, ENVY has implemented the following protective measures:
- Biện pháp quản lý: Ban hành các chính sách, quy định nội bộ, qua đó thiết lập các kiểm soát nhằm bảo vệ DLCN.
- Managerial Measures: Establish internal policies and regulations to set controls for PD protection.
- Biện pháp kỹ thuật/ Technical Measures:
– Thiết lập các biện pháp kỹ thuật chung trên toàn hệ thống công nghệ thông tin, phần mềm của ENVY;
– Implementing common technical measures across ENVY’s information technology and software systems.
– Tổ chức phân quyền nhân sự phù hợp nhằm tránh việc truy cập, đọc, sử dụng, thay đổi, cung cấp hoặc phá hủy trái phép DLCN;
– Organizing appropriate personnel authorization to prevent unauthorized access, reading, use, modification, provision, or destruction of PD.
– DLCN của CTDL không được hiển thị toàn phần ở các báo cáo nội bộ, nhằm hạn chế việc bị tiếp cận và sử dụng một cách trái phép hoặc sai mục đích.
– PD belonging to the DS must not be displayed in full in internal reports, to limit unauthorized access, use, or improper purposes.
8. Thông báo cho CTDL khi ENVY cập nhật/ sửa đổi chính sách: Policy/ Revisions updates:
Chính sách này có thể được cập nhật, sửa đổi bất cứ khi nào, miễn là các cập nhật, thay đổi này không trái với quy định của pháp luật hiện hành. Thông báo về bất kỳ sự sửa đổi nào sẽ được đăng tải trên trang web của ENVY và/hoặc các phương tiện liên lạc khác mà ENVY cho là phù hợp. ENVY khuyến khích CTDL nên thường xuyên theo dõi Chính sách này để cập nhật các thay đổi và luôn được thông báo về cách thức ENVY đang bảo vệ DLCN của CTDL.This Policy may be updated or revised at any time, provided that such updates or revisions do not contravene applicable laws. Notice of any such modification will be posted on ENVY’s website and/or other communication channels as ENVY deems appropriate. ENVY encourages DS to regularly review this Policy to stay informed of any changes and to always be aware of how ENVY is protecting DS’s PD.
9. Khuyến nghị dành cho CTDL/ Recommendations for DS:
Nhằm đảm bảo an toàn cho DLCN của CTDL, ENVY khuyến khích CTDL:
To ensure the security of DS’s PD, ENVY encourages them to follow these guidelines:
– Hãy cẩn trọng khi cung cấp DLCN trên bất kỳ nền tảng nào, đặc biệt là nơi chứa đựng nhiều rủi như không gian mạng.
– Be mindful when providing PD on any platform, especially in high-risk environments like the Internet. Only share the minimum amount of data necessary for the specific purpose.
– Nắm rõ các quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan nhằm chủ động đưa ra các yêu cầu phù hợp trong việc bảo vệ DLCN.
– Be aware of the rights and obligations of all parties involved in order to proactively make appropriate requests for the protection of PD.
– Chủ động bảo vệ DLCN của mình, tôn trọng và bảo vệ DLCN của người khác.
– Protecting your PD and Respecting Others’ PD.
CTDL vui lòng thông báo ngay cho ENVY khi phát hiện ra bất kỳ dấu hiệu hoặc hành vi vi phạm bảo mật dữ liệu nào mà CTDL phát hiện được trong quá trình tương tác và sử dụng dịch vụ tại ENVY.
Please notify ENVY immediately of any signs or behaviors of data breaches that they discover during their interactions and use of services at ENVY.
10. Cơ chế tiếp nhận và giải quyết yêu cầu/khiếu nại của CTDL/ Mechanism for receiving and resolving requests/complaints from DS:
Mọi ý kiến đóng góp, yêu cầu hay khiếu nại, CTDL vui lòng gửi về ENVY theo các phương thức sau:
Any comments, requests, or complaints, DS please send to ENVY by the following methods:
– Gọi đến hotline của Ban nhân sự phụ trách bảo vệ DLCN: 02873009677
– Call the Department in charge of PD protection hotline: 02873009677
– Gửi email đến địa chỉ: contact@envyenglish.vn
– Send an email to: contact@envyenglish.vn
– Đến trực tiếp văn phòng của ENVY English:
– Visit ENVY English’s offices directly:
✔ Chi nhánh Bình Thạnh: 46/5 Tân Cảng, Phường 25, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh.
✔ Binh Thanh Office: 6/5 Tan Cang Street, Ward 25, Binh Thanh District, Ho Chi Minh City.
✔ Chi nhánh Quận 7: 230 Nguyễn Văn Linh, Tân Thuận Tây, Quận 7, Hồ Chí Minh.
✔ District 7 Office: 230 Nguyen Van Linh street, Tan Thuan Tay Ward, District 7, Ho Chi Minh City.